1. Verwerkingsverantwoordelijke en Data Protection Officer
1.1. In deze privacyverklaring legt Aquatic Science (hierna “Aquatic Science” of “wij/we”) uit hoe het uw persoonsgegevens verwerkt in de hoedanigheid van ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door Aquatic Science van de persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten (prospects) en natuurlijke personen die op welke manier dan ook een overeenkomst aangaan met Aquatic Science als koper of leverancier.
Aquatic Science heeft een vestigingseenheid. Contact opnemen kan via de contactgegevens onder punt 7.4 in deze verklaring.
1.2. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon en die redelijkerwijs naar een persoon te herleiden zijn.
1.3. We hebben een Data Protection Officer aangesteld die waakt over onze naleving van de GDPR. U kunt onze DPO bereiken op:
THEMIS-SECURITY
Rue de l’Abbaye 5
4040 Herstal (Z.I. des Hauts Sarts)
Tel.: +2 4 378 32 30
E-mail: info@themis-security.be
2. De persoonsgegevens die we verwerken
2.1. Aquatic Science kan uw persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen. We verwerken de persoonsgegevens die u ons verstrekt wanneer u een overeenkomst met ons sluit, maar ook wanneer u deelneemt aan een campagne of gebruikmaakt van onze diensten.
Informatie die u aan ons verstrekt
2.2. Als u Aquatic Science een vraag wil stellen, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website, dan hebben we volgende persoonsgegevens van u nodig:
a) naam, voornaam, telefoon, adres, postcode;
b) e-mailadres en andere contactgegevens;
c) eventueel andere informatie die relevant is voor uw vraag, zoals: uw activiteit of andere aanvullende opties.
2.3. Als u een contract met Aquatic Science sluit, dan hebben we – naargelang het type contract, product of dienst – volgende persoonsgegevens van u nodig:
a) naam, voornaam, telefoon, adres, postcode;
b) contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
c) ondernemingsnummer;
d) financiële gegevens (bankrekeningnummer);
e) eventueel andere informatie die relevant is voor uw vraag, zoals: uw activiteit of andere aanvullende opties.
Deze persoonsgegevens moeten rechtstreeks aan Aquatic Science of zijn partners verstrekt worden. Als u ons de “verplichte gegevens” niet verstrekt (verschillend naargelang het type contract), dan kunnen we u mogelijk de gevraagde dienst niet leveren of het contract niet sluiten.
2.4. Als u een account aanmaakt op ons intranet, dan hebben we volgende persoonsgegevens van u nodig:
a) naam, voornaam, telefoon, adres, postcode;
b) bedrijfsnaam;
c) land;
d) ondernemingsnummer;
e) website;
f) de creatie van een gebruikersnaam en wachtwoord.
Informatie over uw gebruik van onze diensten en/of producten
2.5. Als u gebruikmaakt van de diensten die Aquatic Science u levert of u een overeenkomst met ons sluit, dan verwerken we gegevens zoals:
a) gegevens die we koppelen aan bepaalde profielen die we van u opmaken in functie van uw consumptiegedrag (bv. de frequentie waarmee u onze website bezoekt, een aankoop doet of een dienst aanvraagt);
b) uw navigatiegedrag, zoals waargenomen door onszelf of met behulp van cookies (meer daarover in artikel 6 van deze privacyverklaring)
c) resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken;
d) gegevens betreffende uw gebruik van de diensten die we leveren.
3. Rechtsgronden en gerechtvaardigde belangen
We verwerken uw persoonsgegevens op basis van volgende rechtsgronden:
a) toestemming;
b) uitvoering van een overeenkomst met u of van precontractuele maatregelen;
c) wettelijke verplichting;
d) vervulling van een taak van algemeen belang;
e) gerechtvaardigd belang van Aquatic Science of een derde.
We verwerken persoonsgegevens in een gerechtvaardigd belang wanneer we uw gegevens gebruiken voor het leveren van diensten of gerelateerde inhoud, producten of diensten, om met u te communiceren en voor reclame- of marketingdoeleinden in verband met producten of diensten die u in het verleden hebt aangekocht. Onder gerechtvaardigde belangen wordt onder meer verstaan: marketing en reclame in verband met producten of diensten die u in het verleden hebt aangekocht, communicatie, IT-beheer en -beveiliging, onderzoek en analyse van onze eigen producten of diensten, bedrijfsbeheer, juridische aangelegenheden, intern beheer en het delen met onze gelieerde ondernemingen.
4. De doeleinden waarvoor we persoonsgegevens verwerken
4.1. Aquatic Science verwerkt persoonsgegevens met het oog op onderstaande doeleinden (doelen, objectieven):
a) het onderhouden van de relaties met onze klanten (inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen Aquatic Science, de leden van het erkende netwerk, de dienstverlenende partners en de gerelateerde financiële dienstverleners, onder andere voor de uitvoering van een overeenkomst en op grond van onze gerechtvaardigde belangen);
b) het verwerken en beheren van bestellingen (inclusief facturatie) voor het beantwoorden van uw vraag en/of het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst;
c) het verlenen van de klantenservice, het vervullen van garantieverplichtingen en de verplichtingen van de leden van het erkende netwerk of van de dienstverlenende partners, het afhandelen van klachten en vragen, het beantwoorden van uw vragen en uitvoeren van overeenkomsten, of op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
d) het proactief contact opnemen met klanten bij gebreken of verstoorde werking van de goederen of om een onderhoudsafspraak in te plannen, een overeenkomst uit te voeren of op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
e) het uitvoeren of coördineren van eventuele terugroepacties, op grond van onze gerechtvaardigde belangen of wettelijke verplichtingen;
f) het uitvoeren van marktonderzoek om onze werking, merken, diensten en producten te verbeteren, en de wensen van onze klanten te identificeren, op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
g) het aanbieden van een klantenprogramma voor de uitvoering van een overeenkomst of op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
h) het verzenden van nieuws- en commerciële berichten via e-mail, per post of via andere communicatiekanalen. Bij direct marketing verkeert u steeds in de mogelijkheid om u uit te schrijven door bezwaar te maken tegen de verwerking of door uw toestemming in te trekken indien u die had gegeven;
i) reclame en marketing, inclusief doelgerichte reclame (i.e. advertenties die getoond worden op basis van interesses, bijvoorbeeld via Facebook en Google) om apparaten te connecteren en de impact van reclame- en marketingactiviteiten te meten, op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
j) het naleven van wettelijke verplichtingen, het beslechten van geschillen en het afdwingen van onze rechten;
k) het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens aan de hand van het adres en postcodevalidatie, op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
l) het analyseren en koppelen van de cookies op onze websites aan de reeds gekende klantgegevens. We doen dat om de inhoud van onze berichten zo goed mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke voorkeuren, op grond van onze gerechtvaardigde belangen.
5. Derden die betrokken zijn bij de verwerking
5.1. In bepaalde gevallen deelt Aquatic Science persoonsgegevens met derden, in hun hoedanigheid van onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. We leggen hieronder uit wanneer en waarom. Aquatic Science kan gegevens delen met:
a) de dienstverlenende partners van Aquatic Science, voor de uitvoering van een overeenkomst of op grond van onze gerechtvaardigde belangen;
b) derden aan wie we wettelijk verplicht zijn of aan wie het toegestaan is gegevens te verstrekken;
c) derden, als we een schending van de rechten van derden, strafbare feiten of misbruik vermoeden, als ze een gerechtvaardigd belang hebben of als ze overheidsinstanties zijn. Het kan daarbij ook gaan om autoriteiten zoals de politie, het openbaar ministerie;
d) andere operationele eenheden van de Aquatic Science-groep voor de uitvoering van een overeenkomst;
e) partijen die Aquatic Science assisteren in zijn dienstverlening en die geen gegevensverwerkers zijn, op grond van onze gerechtvaardigde belangen.
f) partijen die Aquatic Science assisteren in de ontwikkeling van (direct)marketingactiviteiten, op grond van onze gerechtvaardigde belangen.
5.2. We verstrekken enkel persoonsgegevens aan de hierboven beoogde derden wanneer dat door de toepasselijke wet- en regelgeving is toegestaan.
5.3. Aquatic Science maakt ook gebruik van diensten van derden die optreden als ‘verwerkers’ (waaronder aanbieders van hostingdiensten, bepaalde softwareleveranciers, aanbieders van mobiliteitsdiensten of partijen die campagnes of studies organiseren of uitvoeren voor Aquatic Science). Aquatic Science is verplicht om een verwerkingsovereenkomst te sluiten met deze dienstverleners, waarin staat dat ze enkel persoonsgegevens verwerken volgens de instructies van en onder het toezicht van Aquatic Science.
5.4. Momenteel worden er geen persoonsgegevens bewaard buiten de Europese Unie. Indien er toch doelbewust persoonsgegevens buiten de Europese Unie gedeeld zouden worden, nemen we bijkomende voorzorgsmaatregelen, bijvoorbeeld door een modelcontract van de EU te sluiten.
6. Marketing, profilering en cookies
6.1. Aquatic Science kan bovendien uw e-mailadres en telefoonnummer met Facebook delen zodat Facebook kan weten of u een account hebt en u, via de dienst Facebook Custom Audience, gepersonaliseerde advertenties kan tonen wanneer u Facebook bezoekt. We gebruiken ook Google-diensten om gepersonaliseerde advertenties te tonen die samengesteld zijn op basis van de informatie die u hebt gedeeld op de website of met de beheerder van de applicatie (bijvoorbeeld bij het aanmaken van een account), van uw activiteiten op deze website of applicatie (bijvoorbeeld de bezochte pagina’s, specifieke zoekopdrachten, advertenties die u hebt aangeklikt) en van de demografische gegevens en gegevens met betrekking tot uw interesses en huishouden. We doen dat op grond van onze gerechtvaardigde belangen. U kunt daar op elk ogenblik bezwaar tegen maken, zoals vermeld in artikel 7 hieronder.
6.2. Daarnaast verzamelen wij en onze partners automatisch bepaalde informatie over de geschiedenis van uw activiteiten op onze website en in de applicaties van derden met behulp van geautomatiseerde hulpmiddelen, zoals cookies, volgens uw ingestelde voorkeuren. Via bepaalde cookies en gelijkaardige technologieën worden unieke cookie-ID’s of andere identifiers toegekend of verzameld. Op die manier kunnen we gegevens verzamelen terwijl u de website of applicaties gebruikt of deze op de achtergrond van uw apparaat draaien. We kunnen ze combineren met andere persoons- of apparaatgegevens, zoals een IP-adres. Als we daar de toestemming voor nodig hebben, zullen we u daarom vragen vooraleer we tot verwerking overgaan.
6.3. We raden u aan om onze cookieverklaring door te nemen voor meer info over de cookies en gelijkaardige technologieën die we gebruiken en hoe uw voorkeuren in te stellen.
7. Uw rechten, waaronder uw recht op bezwaar
7.1. U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we over u opslaan en met wie we uw persoonsgegevens gedeeld hebben.
7.2. Bovendien hebt u het recht om ons te vragen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, om uw persoonsgegevens te verbeteren, bij te werken of te verwijderen, om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om u uw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat voor overdracht aan een ander bedrijf.
7.3. Wij zijn verplicht om uw aandacht te vestigen op uw absolute recht om bezwaar te maken tegen direct marketing, evenals uw rechten om bezwaar te maken tegen elke verwerking, inclusief profilering, op grond van de gerechtvaardigde belangen van Aquatic Science of een derde partij, en om klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. In België is de Privacycommissie aangesteld als zijnde de Gegevensbeschermingsautoriteit.
7.4. Het recht op inzage, verbetering, beperking van verwerking, gegevenswissing of -overdraagbaarheid en het recht om uw toestemming in te trekken kunnen allemaal gratis uitgeoefend worden via e-mail, via ons formulier, telefonisch of per post naar volgende adressen of nummers:
E-mail
nicolas.bousmanne@aquatic-science.com
Formulier op de website
https://www.aquatic-science.com
Telefoon
+32 (0) 04 240 41 51
Post
Aquatic Science SA
Rue des Biolleux 8
4800 Verviers
8. Beveiliging
8.1. We hebben de gepaste technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking.
8.2. Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet correct beveiligd zijn of u bewijzen hebt dat uw persoonsgegevens niet juist of onregelmatig gebruikt worden, dan kunt u contact opnemen met onze klantendienst op het e-mailadres onder punt 7.4.
9. Bewaartermijn
We houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om ze langer bij te houden of indien dat nodig is om een mogelijk geschil af te handelen.
10. Wijziging
10.1. We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. We brengen u voor zover mogelijk op de hoogte van eventuele wijzigingen en raden u aan onze privacyverklaring geregeld te raadplegen.
10.2. Deze privacyverklaring werd voor het laatst bijgewerkt op 21 januari 2025.
11. Contact/vragen
11.1. Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring en/of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de adressen of nummers zoals vermeld onder punt 7.4 hierboven.
